Minder stress? Minder e-mailen! 5 tips tegen e-mailstress
Moderator ‎30-03-2015 11:23
Moderator

“67 onbeantwoorde e-mails in uw Postvak IN,” staat er als je je e-mailaccount opent. Je zucht. De werkdag is net begonnen en je weet nu al niet meer waar je moet beginnen. Een uur later ben je nog steeds bezig met het versturen van antwoorden en loop je flink achter op schema. Het zweet staat op je voorhoofd. Is dit scenario herkenbaar? Dan heb je waarschijnlijk last van e-mailstress. Goed nieuws: je kunt het voorkomen!

 

Toen e-mailen op de werkvloer werd geïntroduceerd, leek het een goede vervanging voor brieven schrijven en telefoneren. Maar wat we niet voorzagen, was dat het ontzettend veel tijd kost. Uit onderzoek blijkt dat we ruim 28% van onze werktijd besteden aan het versturen en het beantwoorden van e-mails. Dit betekent dat we aan andere – belangrijke – werkzaamheden niet toekomen. Bij negen op de tien werknemers levert dit stress op, wat natuurlijk niet goed is voor onze gezondheid.

 

Minder e-mailen is dus het devies. Maar hoe doe je dat dan?

 

1. Schakel meldingen uit

Krijg jij altijd een melding als er een nieuwe e-mail binnenkomt? Dan ben je waarschijnlijk ook geneigd om te kijken. Het belletje dat rinkelt wekt namelijk vaak je nieuwsgierigheid – wat ertoe leidt dat je vervolgens weer je e-mail zit te beantwoorden tijdens een vergadering of in gesprek met een collega. Schakel het geluid (en op je telefoon ook de trilstand) van meldingen uit. Zo merk je het niet als er een nieuw bericht binnenkomt, waardoor je minder vaak je e-mail checkt. Vind je dat nog lastig? Zet dan gewoon af en toe je e-mailprogramma helemaal uit, dan kom je ook niet in de verleiding.

 

2. Beperk je e-mailmomenten

Als je tijdens werkzaamheden regelmatig checkt of er een nieuwe e-mail is binnengekomen, verlies je de aandacht voor datgene waarmee je bezig bent. Probeer je e-mail daarom enkel op bepaalde momenten te bekijken, bijvoorbeeld drie of vier keer per dag. Plan deze momenten in en houd je ook aan de tijd die je ervoor hebt ingeroosterd. Zo weet je zeker dat je toekomt aan alle andere werkzaamheden.

 

3. Gebruik een e-mailfilter

Zie je door alle cc’tjes het bos niet meer? Stel dan een e-mailfilter in. Alle berichten waarin jij ge-cc’d bent, belanden dan in deze map. Die hebben namelijk geen hoge prioriteit en kun je best op een later moment lezen. Zo’n e-mailfilter kun je ook instellen voor nieuwsbrieven of meldingen van sociale media. Inkomende berichten worden dan automatisch gelabeld, gearchiveerd, verwijderd of doorgestuurd. Zo komen alleen nog de berichten die belangrijk zijn in je inbox.

 

4. Ruim je inbox op

Het is handig als je alle e-mails in mapjes stopt, gecategoriseerd op verschillende onderwerpen. Bijvoorbeeld projecten waar je aan werkt, of thema’s zoals ‘administratie’, ‘intern’ of ‘privé’. Heb je een e-mail gelezen of beantwoord? Zet hem dan weg in de bijbehorende map. Alleen e-mails waar je nog niet aan toegekomen bent, blijven dan in je inbox staan. Zo bewaar je het overzicht.

 

5. Pak de telefoon of loop naar iemand toe

Wil je snel iets afstemmen? Pak dan de telefoon om die klant te bellen of loop naar je collega toe. Informatie krijg je stukken sneller als iemand meteen kan reageren. Wanneer je vragen per e-mail stelt, ontstaat er vaak een pingpongserie aan e-mails omdat het nét niet helemaal duidelijk is. Wees efficiënt en stel de vraag gewoon persoonlijk, wel zo duidelijk.

 

We zijn benieuwd naar jouw ervaringen met werk en e-mail. Praat erover mee!

 

365x290-mailstress_blog_thumb.jpg

2 Opmerkingen
Bekend gezicht

@Rogier

Allereerst Goedenmorgen Smiley Knipoog

Ik heb er nog nooit van gehoord,maar dat je het kan voorkomen is super!

Ik heb gewoon 2 momenten op een dag om me mails te lezen

 

Nou is het voor mij niet te vergelijken(arbeidsongeschikt) 

Ik denk ook dat het aan de persoon zelf ligt, of die sneller gestresst is?

Als jij een baas heb die elke 5 minuten in je nek hijg,tja dan zou ik ook gestresst zijn.

Misschien zijn er wel meerdere factoren die mee spelen, wat vinden jullie?

 

Groetjes

Nanda

 

 

Moderator
Moderator

Goedemorgen @Nanda! Bedankt voor je reactie.

 

Ik denk dat je gelijk hebt, dat het aan de persoon kan liggen hoe snel die gestresst is. Een beetje relativeren kan een wereld van verschil maken. Maar ik kan me voorstellen dat je in sommige werksituaties de stress moeilijk kunt ontlopen. Denk aan pesten, baan op de tocht, geen steun bij problemen...

 

Minister Asscher (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) startte eind vorig jaar zelfs een campagne om werkstress aan te pakken. Hiervoor lanceerde hij onder meer een zelftest op Facebook: facebook.com/checkjewerkstress. Hier kun je ook meer te weten komen over de oorzaken.